Какие печати ставятся на путевом листе легкового автомобиля

Порядок оформления путевых листов

Нужно ли ставить печать (круглую) организации в путевом листе в случае, если автомобили будут пересекать региональные границы в течение одного дня работы?

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член Российского Союза аудиторов Буланцов Михаил

Ответ прошел контроль качества

ООО имеет на балансе несколько транспортных средств (легковые и грузовые автомобили), которые используются при обслуживании предприятия при оказании хозяйственных услуг, так как предприятие не автотранспортное. ООО использует унифицированные формы путевых листов.

При оформлении путевого листа на легковой и грузовой автомобиль нужно ли ставить в нем печать организации (круглую), если в нем проставляется штамп организации в левом углу бланка путевого листа (автомобили осуществляют поездки в одном регионе)? Нужно ли ставить печать (круглую) организации в путевом листе в случае, если автомобили будут пересекать региональные границы в течение одного дня работы?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Печать или штамп ООО в путевом листе в настоящее время проставлять не обязательно. В то же время, если в применяемой в ООО форме путевого листа имеется место для печати (штампа), соответствующие оттиски должны быть проставлены.

Обоснование вывода:

Неприменение или неправильное заполнение путевого листа может послужить причиной привлечения налогоплательщика к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

Типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, в обязательном порядке применяются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть специализированными автотранспортными предприятиями (письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). Эти формы кардинально не изменялись.

Обязательные реквизиты путевого листа согласно Приказу N 152 в последней редакции приводятся ниже:

— наименование документа «Путевой лист». В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства (например, «Путевой лист легкового автомобиля», «Путевой лист грузового автомобиля» и т.п.) (п. 12 Приказа N 152). Каждый путевой лист должен быть пронумерован в хронологическом порядке в соответствии с принятой в ООО системой нумерации;

— сведения о сроке действия путевого листа;

— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН)) (пп. 1 п. 5 Приказа N 152);

— модель транспортного средства, а также модель автоприцепа (полуприцепа) при их использовании;

— государственный регистрационный знак транспортного средства;

— дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты), показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на указанную парковку (проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя ООО, и заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов);

— дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ) (п. 6, п. 13 Приказа N 152);

— сведения о водителе (фамилия, имя, отчество; дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра) (п. 7 Приказа N 152).

Легко видеть, что среди обязательных реквизитов не фигурируют круглые печати и даже штампы владельца транспортного средства. Дело в том, что обязательное проставление в заголовочной части путевого листа печати или штампа владельца транспортного средства (организации или ИП) было отменено приказом Минтранса России от 18.01.2017 N 17. Обязанность проставлять штампы должностных лиц отменена приказом Минтранса России от 21.12.2018 N 467.

В то же время, если в применяемой в ООО форме путевого листа имеется место для печати (штампа), соответствующие оттиски должны быть проставлены. В связи с этим рекомендуем утвердить и использовать форму путевых листов, в которой отсутствовало бы место для оттиска печати ООО.

Источник

5 основных новшеств по заполнению путевых листов с 2021 года

эксперт-консультант по налогообложению и бухгалтерскому учету, советник государственной гражданской службы Российской Федерации 3 класса

Порядок заполнения путевых листов изменился не сильно. Но есть новые реквизиты и новшества, о которых надо знать, чтобы избежать ошибок. В статье скачайте образец заполнения путевого листа по новым правилам

С 1 января 2021 года изменились обязательные реквизиты и правила заполнения путевых листов. Эти правила будут действовать до 1 января 2027 года:

1. Какие сведения о перевозке нужно отразить в путевом листе

Для заполнения этого реквизита укажите:

1) в информации о виде сообщения:

2) в информации о виде перевозки:

Варианты, как можно отразить сведения о перевозке в путевом листе.

Сведения	Ситуация
Городская регулярная перевозка	Перевозка товара в пределах одного населенного пункта от склада до торговой точки или при поездках генерального директора в пределах одного населенного пункта
Городская перевозка по заказам	Организация оказывает услуги по договорам перевозки (транспортно-логистическая компания) при доставке груза в пределах одного населенного пункта
Пригородная регулярная перевозка	Поездка генерального директора на расстояние до 50 км от одного до другого населенного пункта
Пригородная перевозка по заказам	Продавец доставляет груз покупателю, который находится на расстоянии до 50 км в другом населенном пункте
Междугородняя перевозка легковым такси	Организация оказывает услуги населению по перевозкам легковыми такси на расстояние более 50 км между границами населенных пунктов

В конце статьи есть шпаргалка

2. Как указывать сведения о транспортном средстве в путевом листе

Теперь в сведениях о транспортном средстве в путевом листе указывайте его марку и марку автомобильного прицепа (полуприцепа), а не только их тип и модель, как было до 2021 года (подп. 1 п. 4 порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса РФ № 368). Эти сведения можно взять из паспорта транспортного средства (ПТС) или из свидетельства транспортного средства (СТС), выданных Госавтоинспекцией (Приложения № 3 и № 4 к Приказу МВД России от 23.04.2019 № 267):

3. Кто обязан указывать дату и время выпуска автомобиля на линию и его возвращения в путевом листе

Одновременно с проставлением отметки о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства ответственное должностное лицо обязано указывать дату и время его выпуска на линию и его возвращения. Все эти сведения в путевом листе должны сопровождаться словами «выпуск на линию разрешен» (п. 16 порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса РФ № 368).

До этого, если технический контроль пройден успешно, отметку «контроль технического состояния транспортного средства пройден» ставило не ответственное должностное лицо, а только контролер. Поэтому теперь неважно, какую должность занимает ответственный за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства. Главное, чтобы он был назначен руководителем организации в качестве ответственного, например, приказом.

Как и раньше, такой ответственный должен отвечать профессиональным и квалификационным требованиям. В частности, он должен знать:

Также этот ответственный обязан иметь и соответствующее образование:

4. Какая формулировка отметок о предрейсовых и послерейсовых медосмотрах водителей должна быть в путевом листе

В путевом листе отметки об осмотре водителей по результатам предрейсового и послерейсового осмотров делает медицинский работник.

По результатам предрейсового медосмотра, как и прежде, он ставит штамп «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», послерейсового — «прошел послерейсовый медицинский осмотр» (п. 15 порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса РФ № 368, п. 16 и п. 17 Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, утвержденного Приказом Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н).

Теперь в путевом листе формулировка отметок по медицинским осмотрам идентична давно действующему положению Минздрава о порядке проведения таких медосмотров.

Предрейсовые медицинские осмотры проводятся, если лицо работает водителем, а послерейсовые, если лицо работает водителем и перевозит пассажиров и опасные грузы.

Организация проведения обязательных предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров возлагается на работодателя, а это может быть реализовано одним из следующих способов (п. 8 и п. 9 Порядка, утв. Приказом Минздрава РФ № 835н):

Проведение дистанционных предрейсовых медицинских осмотров с применением телемедицинских технологий, а также с фото- и видеофиксацией каждого водителя, его состояния и результата осмотра на сегодняшний день не предусмотрено (Письмо Роструда от 03.10.2018 № ПГ/31740-03-3, Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 03.10.2018 № 05АП-7137/2018).

5. Каким новым требованиям должен соответствовать журнал регистрации путевых листов

Оформленные путевые листы регистрируются в журнале регистрации путевых листов. То есть обязанность по оформлению журнала регистрации путевых листов корреспондирует с обязанностью оформления путевых листов. Теперь такой журнал можно вести на бумажном носителе и (или) на электронном носителе (п. 17 порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса РФ № 368):

Хранить журналы и базы данных учета путевых листов нужно пять лет, несмотря на отсутствие этого срока хранения теперь в документе Минтранса (п. 554 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Источник

Отметки, штампы и подписи на путевых листах

Здравствуйте, уважаемые коллеги.

Сегодня разберем кто из должностных лиц задействован в оформлении путевого листа, какие проставляют отметки и штампы в путевом листе.

Согласно Приказу Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»:

То есть, все юридические лица и индивидуальные предприниматели эксплуатирующие транспортные средства обязаны заполнять и вести путевые листы в соответствии с требованиями Приказа Минтранса РФ № 152.

Оформление и выдача путевого листа

Оформлять и выдавать путевые листы может любой сотрудник организации. Каких либо требований и ограничений в законодательстве об этом нет. Поэтому возложить обязанность по оформлению и выдаче путевых листов можно на любого сотрудника организации: диспетчера, бухгалтера, механика, менеджера, или даже на самого водителя. При оформлении путевого листа нужно знать обязательные реквизиты путевых листов которые перечислены в Приказе Минтранса РФ № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Согласно пункту 17 Приказа № 152:

В приказе не указана форма журнала регистрации путевых листов, однако можно применять Форму 8 утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Данная форма была обязательной к применению до 2013 года, но, на данный момент, унифицированная форма перестала быть обязательной. Поэтому можно самостоятельно разработать любую удобную форму журнала.

При выдаче путевого листа отметка об этом в самом путевом листе не проставляется, но данные вносятся в журнал регистрации путевых листов.

Предрейсовый медицинский осмотр

Согласно пункту 16 Приказа Министерства здравоохранения РФ от 15 декабря 2014 г. № 835н «Об утверждении Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров»:

Так же, согласно пункту 14 Приказа № 835н, результаты проведенных предсменных, предрейсовых медицинских осмотров вносятся в Журнал регистрации предрейсовых, предсменных медицинских осмотров в котором указывается следующая информация о работнике:

Если водитель здоров и медицинский работник допускает его к исполнению служебных обязанностей, то в путевом листе проставляется об этом штамп, дата и время проведения медосмотра, фамилия, инициалы и подпись медработника.

Предрейсовый контроль технического состояния

В соответствии с пунктом 6 Приказа Министерства транспорта РФ от 8 августа 2018 г. № 296 «Об утверждении Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств», путевой лист должен содержать сведения о транспортном средстве которые включают в себя:

На организации эксплуатирующие только легковые автомобили для собственных нужд действие Приказа № 296 не распространяется, соответственно ни каких отметок о проведении предрейсового контроля техсостояния проставлять не требуется.

Обязанность проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортного средства и проставлять об этом отметку в путевом листе, распространяется только на организации занимающиеся коммерческими перевозками и эксплуатирующие грузовые автомобили и автобусы для собственных нужд.

Согласно пункту 12 Приказа Министерства транспорта РФ от 8 августа 2018 г. № 296 «Об утверждении Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств»:

Так же в пункте 15 Приказа № 296 сказано что субъект транспортной деятельности должен вести учет прохождения контроля. Журнал регистрации результатов контроля технического состояния транспортных средств должен содержать следующие реквизиты:

Выезд с парковки и заезд на парковку

При выезде транспортного средства с территории стоянки и при его заезде на стоянку назначенный сотрудник должен отметить в путевом листе дату, время выезда и показание одометра, и дату, время заезда и показание одометра. Указанные данные заверяются подписью назначенного сотрудника. Об этом сказано в пунктах 13 и 14 Приказа Минтранса РФ № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»:

Отмечать в путевом листе данные при выезде и при возвращении автомобиля может любой сотрудник организации, при этом он обязательно должен быть назначен приказом. Исключением является индивидуальный предприниматель, если он совмещает обязанности водителя.

Послерейсовый медицинский осмотр

Пункт 3 статьи 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» гласит:

Согласно пункту 17 Приказа Министерства здравоохранения РФ от 15 декабря 2014 г. № 835н «Об утверждении Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров»:

Результаты послерейсовых медицинских осмотров вносятся в Журнал регистрации послерейсовых, послесменных медицинских осмотров.

Согласно пункту 8 Порядка:

Итог

Путевой лист должен содержать следующие отметки должностных лиц:

Согласно пункту 18 Приказа Минтранса РФ № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Напоминаю что на сайте, в разделе «Документы БДД», можно найти образцы документов необходимых для организации работы по безопасности дорожного движения.

Если у Вас нет времени или возможности самостоятельно заниматься разработкой документации то на сайте www.trans-otdel.ru можно приобрести Готовый пакет документов для организации работы по безопасности дорожного движения. Стоимость пакета 2500 рублей.

Все документы представлены в формате Word и Excel. Для того чтобы получить все перечисленные документы достаточно написать на электронную почту, указанную в разделе «Контакты», и с Вами свяжутся в течение дня. Документы в электронном виде будут направлены на указанный Вами адрес электронной почты после подтверждения оплаты.

Начальник Транспортного отдела Зуев Серафим

13 комментариев

Добрый день! Подскажите, нужно ли ООО Ставить печать «Предрейсовый инструктаж по БДД и технике безопасности прошел», если да то для всех ли организаций то нужно или для каких то конкретных. и куда именно ту печать ставить на путевом листе.

Ставить такую отметку в путевом листе не требуется, нет такого обязательного реквизита. К тому же до 1 января 2021 года приказ Минтранса № 7 требовал проводить с водителями инструктажи БДД: вводный, предрейсовый, сезонный и специальный.
На сегодняшний день Приказ Минтранса № 7 утратил силу, проводить инструктажи по БДД не требуется.

Добрый день. Пожалуйста, поправьте меня, если я неправильно поняла толкование необходимых отметок.

1. С 01 января 2021 года в путевых листах должны следующие отметки:
Предрейсовый (предсменный) контроль технического состояния пройден — дата, время
Выпуск на линию разрешён – дата, время, ФИО, подпись
Возвращение ТС с линии – дата, время, ФИО, подпись

2. Обязательно ли это должны быть штампы, или текст отметок может быть уже впечатан в форму путевого листа и ответственные лица могут рукописно уже проставлять дату, время и ФИО.
Спасибо.

Добрый день! Кто по времени вперёд ставит отметки в путевом листе врач или контролёр технического состояния

Последовательность законом не определена. Но есть здравый смысл который подсказывает что не стоит допускать к транспортному средству водителя который не прошел медосмотр.

Добрый день! Подскажите пожалуйста, где можно получить лицензию, чтобы индивидуальный предприниматель сам мог проставлять отметку о предрейсовом осмотре автомобиля?

Бюджетная организация имеет легковой автомобиль и использует для собственных нужд. Нужно ли с 1 января 2021 года ставить штамп в путевом листе о прохождении контрольно-технического состояния автомобиля.

Не нужно. Проставляется дата и время выезда на линию, проставляется отметка «Выезд на линию разрешен», заверяется подписью ответственного за техсостояние.

Добрый день! Подскажите, а почему вы решили что приказ минтранса 296 не распространяется на ООО и ИП которые эксплуатирует транспортные средства для собственных нужд? Ваша цитата ниже:
На организации эксплуатирующие только легковые автомобили для собственных нужд действие Приказа № 296 не распространяется, соответственно ни каких отметок о проведении предрейсового контроля техсостояния проставлять не требуется.? Зачем вводить людей в заблуждение?

Борис, это прописано в Приказе. Откройте пункт 2 Порядка утвержденного Приказом N 296. Там сказано только про автобусы и грузовые автомобили:

2. Настоящий Порядок обязателен для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки пассажиров на основании договора перевозки или договора фрахтования и (или) грузов на основании договора перевозки (коммерческие перевозки), а также осуществляющих перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения указанных договоров (перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями) (далее — субъекты транспортной деятельности).

Посмотрите статьи на сайте, эта тема уже неоднократно обсуждалась.

Добрый день, организация имеет легковой а/м, сдаем его а аренду физ. лицу, получается что водитель должен предъявить
вместо путевого листа договор аренды? и если он его по какой то причине забыл дома будет штраф на организацию за езду без путевого листа со всеми вытекающими?

Добрый день! Подскажите пожалуйста, нужно ли ставить срок действия путевого листа? Или дату закрытия можно проставить при возвращении тс в гараж? Спасибо.

Согласно Приказу Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», обязательные реквизиты путевого листа должны содержать сведения о сроке действия путевого листа. Пункт 4 Приказа гласит:

4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

То есть при выдаче путевого листа в нем уже должны стоять даты использования путевого листа. Фактические дату и время выезда и возвращения автомобиля на стоянку проставляется отдельно. Об этом сказано пункте 13 Приказа:

13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

Источник

Правила оформления и ведения путевых листов

Путевой лист — это учетный документ для служебного транспорта. Если владелец машины — организация, он подтверждает право управления. Если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, — помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция.

Новые правила оформления путевых листов с 01.01.2021

Минтранс РФ официально опубликовал зарегистрированный Минюстом приказ №368 от 11.09.2020, которым обновил требования к обязательным реквизитам и порядок заполнения путевых листов. Документ вступает в силу 01.01.2021.

В приложении к приказу содержатся обновленные правила заполнения путевых листов, заменяющие утвержденные приказом Минтранса №152 от 18.09.2008. В путевках обновлены обязательные реквизиты:

Перечень обязательных реквизитов дополнен сведениями о перевозке, которые должны отражать информацию о видах сообщения (по городу, пригород, межгород, международное) и видах перевозок (пассажиры, грузы, по заказам). В реквизите «Сведения о транспортном средстве» теперь обязательно указывать его марку.

Путевку следует выписывать всегда, а не только при выезде в рейс для перевозки груза или пассажиров. Даже пустой рейс следует оформлять документально по всем правилам.

Отдельно установлены новые требования к журналу регистрации путевых листов. Его разрешено вести на бумаге или в электронном виде. Во втором случае все сведения, внесенные в журнал, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Для чего нужен документ

Так называемые путевки — это учетные первичные документы, и ведение путевых листов на предприятии обязательно, если организации или индивидуальные предприниматели эксплуатируют автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.

В зависимости от вида транспортных средств (ТС) и области их применения используют разные виды бланков. Отдельные их виды разработаны для владельцев и арендаторов:

Необходимые предпринимателям формы утверждены более двадцати лет назад постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997. Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с приказом Минтранса №476 от 07.11.2017 в путевке указывают дополнительные сведения о собственнике транспортного средства: индивидуальные предприниматели — ОГРИП, а организации — ОГРН.

Не всем организациям подходят унифицированные бланки, кроме того, они не для всех обязательны. Поэтому юрлицо (или ИП) вправе разработать собственный вариант, в котором учесть все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяют и правила, регламентированные статьей 9 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.

Форма путевого листа в 2020 г.

Путевой лист ТС необходим при выезде любого транспорта по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены не только для автотранспортных компаний, но и для всех остальных, он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.

В 2018–2019 гг. таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Приказом Минтранса №467 от 21.12.2018 в путевые листы с 01.03.2019 были внесены несколько важных поправок:

Итак, с учетом поправок новые путевые листы 2020 года обязательно включают следующие сведения:

Если организации не подходит унифицированный бланк, разрабатывается собственная форма путевого листа легкового автомобиля или другого ТС, но с учетом всех обязательных реквизитов и необходимых показателей. Применение нового бланка обязательно указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются и правила, регламентированные статьей 9 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.

Документ заверяется подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать ставят только те организации, которые ее используют по уставу. Форма готовится в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ возвращается уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего нужны путевые листы.

Правильно заполнить путевые листы для легкового и грузового автомобиля поможет инструкция от экспертов КонсультантПлюс. Используйте ее бесплатно, для этого получите доступ по ссылке ниже.

Кому и зачем нужны путевые листы

Путевые листы необходимы организациям для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает:

Статьей 12.3 КоАП РФ (ч. 2) предусмотрен штраф за отсутствие путевого листа на руках у водителя, когда он обязателен, — 500 руб.

Правила заполнения

Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса №152 от 18.09.2008. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2020 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях — уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности устанавливают приказом руководителя организации, поскольку тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Но по общему правилу водители обязаны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписывают путевку только на один рейс, один рабочий день или смену. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевый лист имеет несколько разных форм в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация легко сориентировалась и выбрала необходимую.

Унифицированный бланк путевого листа

Кто и как заполняет

Форма №3 для легковых автомобилей

Разрешено применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и в обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в письме Росстата №ИУ-09-22/257 от 03.02.2005.

Форма №4-с для грузовых автомобилей
со сдельной зарплатой водителям

Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Выдают новый документ только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий. Бланк содержит отрывной талон, на основании которого исчисляется зарплата.

В форме №4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня.

Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов.

Форма №4-п для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям

Форма №3-спец для специального транспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.)

Форма №4 для легкового такси

В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Оформляется такой путевой лист для водителя только на одну смену, после чего он сдает его диспетчеру.

Форма №6 — путевой лист автобуса

Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя.

Если организации подходят такие путевые листы, скачивайте бланки прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно ставят штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место. Принимайте во внимание и другие требования к их оформлению.

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи проверяют на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС обязан завизировать уполномоченный сотрудник, например механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится отметка о медосмотре после рейса.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять, сколько времени заняла дорога, поставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы путевки оформлялись одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль, потраченный на дорогу, и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять вручную.

Образец заполнения

Рассмотрим подробно, как заполнять каждое поле на примере формы №3 (для легкового автомобиля) для индивидуального предпринимателя. Образец с учетом последних изменений подготовлен с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс.

Начнем с указания серии, номера и срока действия документа. Серия — необязательный элемент, поэтому он иногда отсутствует. Что касается номеров, то они присваиваются путевым листам в соответствии с утвержденной нумерацией.

Срок действия определяется в зависимости от ситуации. В нашем примере документ выписан на одну смену.

Следующий раздел предназначен для данных о собственнике или арендаторе транспортного средства.

Юридические лица вписывают:

Информацию о самом транспортном средстве необходимо указывать так, как заявлено в документации. При заполнении надо написать:

Следующий большой раздел необходим, чтобы указать, кто управляет ТС. О водителе надо сообщить:

Допуск автомобиля не разрешается без контроля технического состояния транспортного средства и медицинского осмотра. Соответствующие отметки проставляют в путевом листе с указанием конкретного времени прохождения. Указанные данные подтверждаются уполномоченными лицами.

Но есть один нюанс: индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие исключительно легковые автомобили, вправе не проводить предрейсовую проверку технического состояния ТС. Остальные обязаны это делать, поэтому для большинства автотранспортных предприятий отметки техников в путевых листах обязательны.

Обращаем внимание, что организация может не иметь собственного медработника и(или) механика. В таком случае для организации медицинских осмотров и технического контроля либо оформляют работников по совместительству, либо передают эту работу на аутсорсинг.

Непосредственно перед выездом в путевом листе надо указать показания счетчика (только целые числа) и время их снятия. Далее следует вписать данные о том, какое горючее выдано, в каком количестве (если выдача топлива предусмотрена). Все данные подтверждаются подписью самого работника.

У многих возникают вопросы, какие данные записывать в раздел «Задание водителю». Если речь идет о легковом автомобиле, то в выписанном на него путевом листе пишут, в чье распоряжение передается ТС. В бланках для грузовиков разрешено написать заказчика перевозок, в автобусах — пункт назначения.

Менять задание водителю запрещено. Это вправе сделать только уполномоченное лицо собственника или арендатора ТС, которое выступает представителем работодателя. Если ТС используется в специальных целях, например сотрудниками правоохранительных органов или дорожных служб, в путевом листе проставляют отметку об этом.

Когда ТС выезжает с парковки (гаража), диспетчер обязательно фиксирует время. В дальнейшем эти данные важны для расчета отработанного времени и, конечно, заработной платы.

По возвращении в путевке фиксируют время прибытия, показания одометра, информацию о движении горючего. О норме расхода топлива данные берут из распоряжения Минтранса №АМ-23-р от 14.03.2008, которым утверждены нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте.

Все данные подтверждаются подписями уполномоченных сотрудников автотранспортного предприятия.

Если в пути были какие-то задержки, это фиксирует водитель в специальном разделе. Некоторые рекомендуют в этом поле указывать и время обеда.

Оборотная сторона состоит из таблицы и еще нескольких строк. Таблицу заполняет водитель, вписывая количество поездок, — одну или несколько. Ему следует написать место назначения и время отправления, прибытия. Если речь идет о легковом автомобиле, который передан в пользование частному лицу, он обязан подтвердить записи водителя.

Последний раздел — результат работы автомобиля за смену и расчет заработной платы. Его заполняют, чтобы начислить заработную плату. Если водитель получает деньги, исходя из пройденного пути, заполняют только 2 поля: «пройдено, км» и «за километраж, руб. коп.». Если идет повременная оплата, заполняют два других поля: «всего в наряде, ч» и «за часы, руб. коп.». Допустимо заполнять все строки, если это необходимо.

Как правило, эту часть заполняют в бухгалтерии, поскольку только бухгалтеры отвечают за расчет и выдачу заработной платы работникам.

Особенности заполнения путевых листов грузовиков, автобуса и других ТС

Для остальных транспортных средств правила заполнения путевых листов в 2020 году аналогичные, хотя и есть небольшие особенности. Например, в путевке, выписываемой на автобус, есть поля, предназначенные для указания сведений о кондукторе, данных о маршрутах. Их обязательно надо заполнять.

Ответственность за ошибки

Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации и уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они вправе исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.

Правила регистрации и хранения

Все путевые листы регистрируют в специальном журнале. Этим занимается работник организации, уполномоченный выпускать транспортные средства в рейс. Выглядит документ как таблица, куда вписывают данные о водителях, номерах полученных путевок, дате закрытия бумаг. Пример:

Журнал либо покупают, либо распечатывают самостоятельно и ведут до тех пор, пока он не закончится. Потом его следует хранить в течение 5 лет после внесения последней записи.

Закрытые путевые листы предписано хранить не менее пяти лет (приказ Минтранса №152 от 18.09.2008).

Скачать образец путевого листа на месяц для грузового автомобиля

Источник