Компенсация за использование личного автомобиля в отчете фсс

Содержание
  1. Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества
  2. Кадровое оформление компенсации за использование личного имущества
  3. Налогообложение компенсации
  4. Налог на прибыль
  5. Страховые взносы
  6. Бухгалтерский учет компенсаций
  7. Шпаргалка
  8. Вопросы компенсации работникам транспортных расходов
  9. Компенсация за рабочие поездки на личном автомобиле и страховые взносы
  10. На что обратить внимание при заполнении расчета по страховым взносам в связи с выплатой работникам компенсаций за использование личного транспорта в служебных целях?
  11. Оплата такси для рабочих поездок и налог на прибыль
  12. Компенсация стоимости ГСМ дополнительно к компенсации за использование личного транспорта работника в служебных целях
  13. Налогообложение компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта
  14. Юридические аспекты
  15. Налог на прибыль
  16. Страховые взносы

Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества

эксперт в сфере налогообложения, член Палаты налоговых консультантов

С 2021 года работодатели обязаны обеспечить дистанционщика всем необходимым для работы или компенсировать использование личного имущества. Читайте, как отразить компенсацию в кадровом, бухгалтерском и налоговом учете

Кадровое оформление компенсации за использование личного имущества

Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до узаконивания дистанционного формата работы:

С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась ст. 312.6, которая регулирует этот вопрос:

Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора с новым сотрудником или в дополнительном соглашении, если на удаленку переходит кто-то из давно работающих.

В договоре или допсоглашении необходимо определить и условия выплаты компенсации. Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Укажите способ расчета суммы. Это может быть фиксированная сумма или расчет пропорционально времени фактической работы, тогда за периоды отпуска, больничного, командировки компенсация не выплачивается.

Налогообложение компенсации

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Налог на прибыль

Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Работник может использовать в служебных целях разные виды личного имущества, но налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплат неограничен.

Предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)

Помните про ст. 252 НК РФ:

Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из Письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Ведомство предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией:

Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.

Компьютеры и ноутбуки входят во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука приблизительно равна 60 000 руб. Сумма износа составит от 1 667 до 2 400 руб. в месяц. Получается, что размер выплачиваемой менеджеру компенсации превышает сумму износа в четыре раза. В такой ситуации велика вероятность, что налоговые органы посчитают эти расходы экономически необоснованными. Оптимальной будет компенсация 2 000–2 500 руб. в месяц.

Для обоснованного включения затрат в расходы у организации должны быть документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующие оборудование или материалы. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору.

ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить организации документы, которые подтверждают его право собственности на используемое имущество (Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Пример. При использовании автомобиля нужно представить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сама машина должна быть куплена в браке (Письмо Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Налоговая в Письме от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ разъяснила, что должны быть документы, доказывающие принадлежность имущества работнику, но опять без конкретики. Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация, например «компенсация за ноутбук Xiaomi Mi Notebook Pro 15».

Минфин в Письме от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 пошел дальше и заявил, что работодатель должен располагать копиями документов, которые доказывают приобретение или аренду оборудования работником, а также расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях. То есть если платим за телефон, то должны быть документы, свидетельствующие о служебных разговорах, если платим за авто — маршрутные (путевые) листы, чеки АЗС.

Как учитывать компенсацию за использование личного имущества тем, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Она размещена в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ.

Правила такие же, как при учете налога на прибыль:

Важно: для расчета НДФЛ нет нормирования даже для личного транспорта (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Работодатель должен обосновать размер компенсации, потому что чрезмерно большую сумму могут посчитать схемой экономии на зарплатных налогах. Поэтому не платите заведомо большие суммы, которые вы не сможете экономически обосновать.

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях в 6-НДФЛ не отражается (ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@).

Страховые взносы

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование по временной нетрудоспособности и материнству. Как и при НДФЛ, размер компенсации не нормируется (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника.

Этот вид компенсации работодатель должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ:

Также ее нужно указать в персонифицированных сведениях о сотруднике, получающем компенсацию (разд. 3 РСВ). В частности, общую сумму выплат, как облагаемых, так и необлагаемых, следует включить в показатель графы 140 подраздела 3.2.1 (пп. 20.22, 20.23 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.

Бухгалтерский учет компенсаций

Чтобы учесть суммы выплат, бухгалтер должен сделать следующие проводки:

субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Содержание операции Дебет Кредит
Начислена компенсация работнику за использование личного имущества 20 (26, 44)
Выплачена компенсация

субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Отражена сумма входного НДС (на ОСН) 19
Выплачена работнику сумма в счет возмещения расходов 51 (50)

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Учет компенсации за использование личного имущества при УСН 390.3 КБ

Источник

Вопросы компенсации работникам транспортных расходов

Автор: Демидов Г. И., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Надо ли облагать страховыми взносами компенсацию за рабочие поездки на личном автомобиле? На что обратить внимание при заполнении расчета по страховым взносам в связи с выплатой работникам компенсаций за использование личного транспорта в служебных целях? Можно ли признать в составе расходов по налогу на прибыль суммы оплаты такси для рабочих поездок сотрудников? Можно ли помимо нормированной компенсации за использование личного транспорта работника в служебных целях учесть расходы, возмещаемые в связи с этим работнику, например, стоимость ГСМ? О том, какое мнение по данным вопросам высказал Минфин, вы узнаете из представленной статьи.

Компенсация за рабочие поездки на личном автомобиле и страховые взносы

Согласно пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в пп. 2 п. 1 ст. 419 НК РФ), в частности, в рамках трудовых отношений. Из положений этого подпункта следует, что объектом обложения страховыми взносами являются все выплаты в пользу работника, производимые в связи с наличием трудовых отношений между работником и организацией.

Вместе с этим по правилам п. 1 ст. 421 НК РФ база для исчисления страховых взносов для организаций определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ.

В Письме от 23.10.2017 № 03-15-06/69146 Минфин подтвердил, что исходя из положений ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами оплата организацией расходов на командировку работника (суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, и фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на наем жилого помещения и др.), а также установленная ст. 188 ТК РФ компенсация, выплачиваемая организацией работнику за использование им личного автотранспорта в служебных целях, в размере, определяемом соглашением между организацией и работником. Таким образом, база для исчисления страховых взносов определяется как сумма всех выплат и иных вознаграждений в пользу работника за вычетом сумм, перечисленных в ст. 422 НК РФ, в том числе упомянутых компенсационных выплат в размере, предусмотренном в вышеназванном соглашении.

К сведению: в период действия Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, утратившего силу с 01.01.2017, действовала аналогичная норма (ст. 9). Минтруд, как и Минфин, придерживался мнения о том, что компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях не облагается взносами (Письмо от 27.07.2016 № 17-3/В-291).

Согласно выводам, сделанным ВС РФ в Определении от 25.04.2016 № 302-КГ16-3855, компенсация работнику за использование личного автомобиля в служебных целях в пределах размера, установленного соглашением между организацией и работником, не является оплатой труда и не относится ни к вознаграждению за выполнение трудовых или иных обязанностей, ни к материальной выгоде, в связи с чем указанная выплата не подлежит обложению страховыми взносами.

На что обратить внимание при заполнении расчета по страховым взносам в связи с выплатой работникам компенсаций за использование личного транспорта в служебных целях?

Форма расчета и порядок его заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@.

С учетом положений п. 1 ст. 421 НК РФ предусмотренные в пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ выплаты, исчисленные в пользу работников, включая оплату командировочных расходов и компенсационные выплаты, отражаются:

по строкам 030 подразд. 1.1 (по страховым взносам на ОПС) и 1.2 (по страховым взносам на ОМС) приложения 1 к разд. 1 расчета;

по строке 020 приложения 2 (по страховым взносам на ОСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) к разд. 1 расчета;

по строке 210 подразд. 3.2.1 разд. 3 расчета.

Далее не облагаемые страховыми взносами командировочные расходы и компенсационные выплаты необходимо отразить:

по строкам 040 подразд. 1.1 и 1.2 приложения 1 к разд. 1;

по строке 030 приложения 2 к разд. 1 расчета.

По строке 220 подразд. 3.2.1 разд. 3 расчета будет отражаться база для исчисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по работнику за вычетом выплат по командировочным расходам и компенсационных выплат.

К сведению: нарушение порядка заполнения расчета может привести к несоблюдению контрольных соотношений между показателями этого документа, в связи с чем налоговые органы будут вправе направить требование о представлении пояснений или внесении соответствующих исправлений.

Оплата такси для рабочих поездок и налог на прибыль

Вопрос об учете в целях налога на прибыль расходов, связанных с перевозкой в служебных целях работников службами такси, был рассмотрен Минфином в Письме от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839.

Чиновники отметили, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.

В случае если организация в качестве служебного транспорта использует услуги такси, затраты, связанные с перевозкой в служебных целях работников службами такси, могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций:

на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Согласно этой статье к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта);

при выполнении требований ст. 252 НК РФ (документальное подтверждение и экономическое обоснование).

Какие документы нужны для подтверждения данного вида расходов, Минфин не уточнил.

Однозначно потребуются документы, свидетельствующие об оплате поездок.

К сведению: если оплата такси была произведена наличными, при отсутствии кассового чека или квитанции в форме бланка строгой отчетности признать расходы будет нельзя (письма Минфина РФ от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, УФНС по г. Москве от 06.08.2009 № 16-15/080978).

Разъясняя вопросы документального подтверждения расходов, Минфин в Письме от 02.03.2017 № 03-03-07/11901 уточнил следующее:

документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом, должны содержать реквизиты, установленные Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 (далее – Правила);

согласно п. 111 Правил в подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности, содержащая обязательные реквизиты, которые представлены в приложении 5 к Правилам.

Для подтверждения экономической обоснованности использования работниками такси организация может:

издать приказ или разработать локальный нормативный акт с указанием перечня работников, которым разрешены поездки на такси, и причин использования такси (необходимость оперативного решения служебных задач при отсутствии у организации транспортных средств);

вести специальный журнал поездок, в который работники будут записывать маршрут;

при выдаче подотчетных сумм четко указывать цели, на которые выдаются средства (выдача наличных для служебных поездок на такси с указанием цели поездок).

К сведению: организация может минимизировать проблемы с документальным подтверждением расходов и их целями в случае заключения договора со специализированной организацией. При безналичной оплате в качестве подтверждающих документов могут быть использованы акты, заявки, копии путевых листов и другие документы, подтверждающие стоимость и маршрут поездки, оформление которых предусмотрено договором с автотранспортным предприятием.

Напомним, ранее Минфин согласился с тем, что расходы на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределами могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621, от 27.08.2009 № 03-03-06/2/162, от 31.07.2009 № 03-03-06/1/505, от 13.04.2007 № 03-03-06/4/48, от 22.05.2007 № 03-03-06/2/82). При этом выплаченная работнику компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

В Постановлении от 29.12.2014 № Ф06-18541/2013 по делу № А55-6762/2014 АС ПО признал правомерным включение в состав расходов сумм возмещения командированному работнику стоимости проезда на такси от гостиницы до места работы. Суд учел, что такое возмещение было предусмотрено локальным актом организации, расходы на проезд в автотранспорте включены в утвержденные генеральным директором сметы представительских расходов, к авансовым отчетам прилагаются отчеты по транспортным расходам, утвержденные указанным лицом.

Компенсация стоимости ГСМ дополнительно к компенсации за использование личного транспорта работника в служебных целях

По правилам ст. 188 ТК РФ работодатель обязан выплатить работнику компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, используемого в служебных целях, а также возместить ему расходы, связанные с использованием личного транспорта. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

При этом в силу пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

К сведению: расходы на компенсацию работнику расходов на использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок учитываются в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно – 1 200 руб. в месяц, свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц.

Вопрос:

Можно ли помимо нормированной компенсации за использование личного транспорта работника в служебных целях учесть расходы, возмещаемые ему в связи с таким использованием, например, стоимость ГСМ?

Ответ:

Согласно позиции Минфина, изложенной в Письме от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050, в выплачиваемой работнику компенсации, учитываемой в расходах в пределах установленных норм, уже содержится возмещение затрат, которые возникают в процессе эксплуатации личного транспорта (на износ, приобретение ГСМ, ремонт). В связи с этим учесть возмещаемую работнику стоимость ГСМ повторно (то есть помимо сумм компенсации) нельзя.

Ранее аналогичный вывод содержался в письмах Минфина РФ от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48789, от 04.12.2015 № 03-03-06/70852, от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239.

К сведению: учитывая позицию Минфина, организациям выгоднее заключать с работником договор аренды транспортного средства с экипажем (ст. 632 ГК РФ) или без экипажа (ст. 642 ГК РФ), так как в этом случае при соблюдении условий ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли можно признать большую сумму затрат, связанных с использованием автомобиля в служебных целях, в частности, фактические расходы на бензин.

Итак, с учетом разъяснений, поступивших со стороны Минфина:

компенсация за рабочие поездки на личном автомобиле не облагается взносами;

затраты на поездки на такси можно включить в расходы при исчислении налога на прибыль, если они связаны с деятельностью, направленной на получение дохода, являются экономически обоснованными и документально подтвержденными;

в выплачиваемой работнику компенсации, учитываемой в расходах в пределах установленных норм, уже содержится возмещение затрат, которые возникают в процессе эксплуатации личного транспорта (на износ, приобретение ГСМ, ремонт). В связи с этим учесть возмещаемую работнику стоимость ГСМ помимо сумм компенсации нельзя.

Источник

Налогообложение компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Организация вправе учесть выплачиваемую работнику сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках в целях налогообложения прибыли (в пределах норм, установленных Постановлением N 92) и не облагать данную выплату НДФЛ и страховыми взносами в сумме, установленной соглашением сторон трудового договора, только при условии наличия соответствующего документального подтверждения производственной направленности поездок и фактически осуществленных расходов. Расчет суммы компенсации должен быть экономически обоснован интенсивностью использования транспортного средства в служебных целях и документально подтвержден.

При этом необходимо учитывать, что выплаты, осуществленные организацией за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется либо эксплуатируется не в служебных целях, в целях налогообложения прибыли не учитываются и подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Обоснование позиции:

Юридические аспекты

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275, письма УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@, от 04.03.2011 N 16-15/020447@, от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Налог на прибыль

Для возможности включения организацией сумм компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, порядок выплаты и размеры компенсации должны быть определены в трудовом договоре, заключенном с работником, или утверждены локальным нормативным актом организации.

Также необходимо учитывать, что расходы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (требования ст. 252 НК РФ). В связи с этим выплата работнику компенсации в фиксированном размере не снимает с работодателя и работника обязанности по оформлению и сбору документов, подтверждающих использование транспортного средства в служебных целях и фактическое осуществление соответствующих расходов. При этом необходимо учитывать, что за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186).

Подтверждением производственного (служебного) характера поездок могут являться:

путевые листы или разработанный организацией иной документ, содержащий маршрут, пройденный километраж, расход ГСМ и др. (смотрите также письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776 и от 20.09.2005 N 20-12/66690);

журнал учета поездок, содержащий маршрут следования, цель поездки (поездка должна носить производственный характер) и т.п.;

отчет сотрудника об осуществленных за месяц поездках, с описанием по каждой поездке необходимости (цели) этой поездки;

расчет суммы компенсации, определяемой с учетом интенсивности использования личного автомобиля в служебных целях, затрат по эксплуатации автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ и др.);

должностная инструкция (или иной документ), подтверждающая разъездной характер работы сотрудника, занимающего определенную должность и др. (смотрите также письма Минфина от 26.05.2009 N 03-03-07/13, от 26.05.2009 N 03-03-07/13).

Документальным подтверждением расходов могут быть чеки за ГСМ и техническое обслуживание и иные платежные документы. Кроме того, необходимо иметь в наличии копию паспорта транспортного средства (письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 16.11.2006 N 03-03-02/275, МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).

Таким образом только при соблюдении всех вышеперечисленных условий затраты организации на выплату работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в пределах норм, установленных Постановлением N 92.

В Вашем случае трудовым договором с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере 50 000 рублей в месяц, которая выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. Учитывая приведенные выше нормы и разъяснения, такая компенсация в целях налогообложения прибыли будет учтена лишь частично, исходя из норм, указанных в Постановлении N 92, причем суммы, указанные в документе, предполагают, что автомобиль используется полный месяц. Если он используется с меньшей интенсивностью, расходы признаются пропорционально дням использования. Так, если директор отсутствует на работе (отпуск, командировка, болезнь и т.п.), то, невзирая на установленное трудовым договором условие, в целях исчисления прибыли компенсацию (в размерах, определенных Постановлением N 92) следует скорректировать с учетом отработанных дней.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме, в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ. Организация, выплачивающая физическому лицу доход, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях (т.е. НК РФ не установил специальные нормы в целях применения НДФЛ для рассматриваемой компенсации) и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ (письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47). Так, согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора.

Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (письма Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78). При этом организация также должна иметь в наличии документы (раздел «Налог на прибыль»), подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98).

Отметим, что, в отличие от писем, касающихся налога на прибыль, прямо о необходимости учета для целей обложения НДФЛ интенсивности использования автомобиля финансовое ведомство не высказалось (вместе с тем в ряде обращений в самом тексте вопросов указано, что компенсация выплачивается с учетом этого фактора). Но, учитывая разъяснения о необходимости иметь подтверждающие документы и для целей исчисления НДФЛ, можно заключить, что порядок учета интенсивности эксплуатации машины, предлагаемый для исчисления налога на прибыль, поддерживается и при обложении НДФЛ. Доводы проверяющих могут быть, например, таковы: если в какие-то дни автомобиль не использовался, за этот период выплата утрачивает характер компенсационной (износ за этот период не происходит, нет и расходов, связанных с использованием автомобиля).

В случае, когда размер компенсации взят произвольно, не подтвержден никакими расчетами и документами, не учитывает фактические периоды его использования, риск того, что будет доначислен НДФЛ, на наш взгляд, существует. В Вашем случае значительность определенной к выплате суммы, возможно, обусловлена маркой и объемом двигателя автомобиля. Если принято решение не учитывать фактические дни эксплуатации машины, мы полагаем целесообразным иметь некий расчет, который покажет, например, среднемесячную стоимость расходов по эксплуатации автомобиля в совокупности с суммой износа. То есть нужно будет доказать, что установленная сторонами сумма уже учитывает интенсивность использования имущества. Иными словами, для целей исчисления НДФЛ сумма выплаты должна быть обоснована, в противном случае возникает вопрос о наличии экономической выгоды директора (ст. 41 НК РФ). Заметим, все сказанное нами в этой части является нашим экспертным мнением и не гарантирует отсутствие спора с проверяющими.

Страховые взносы

Организации, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, указаны в качестве плательщиков страховых взносов в абзаце втором пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ. Применительно к рассматриваемой ситуации для указанных плательщиков страховых взносов согласно пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами (если иное не предусмотрено ст. 420 НК РФ) признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.

Таким образом, установленные ст. 188 ТК РФ компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного транспорта при исполнении трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником.

Следует отметить, что поскольку приведенные нормы главы 34 НК РФ в целом аналогичны положениям п. 2 части 1 ст. 9 утратившего силу Закона N 212, то, по мнению Минфина России, по вопросу исчисления и уплаты страховых взносов следует руководствоваться разъяснениями Минтруда России, данными по соответствующему вопросу ранее (письмо Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082). В этой связи обращаем внимание, что и ранее контролирующие органы указывали, что сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, п. 2 письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).

В то же время в письмах Минтруда России от 26.02.2014 N 17-3/В-92, от 26.02.2014 N 17-3/В-82, от 25.07.2014 N 17-3/В-347 и ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985 пояснено, что размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспорта для целей трудовой деятельности. То есть для возможности применения положений пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ организация также должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях. Кроме того, в письме от 12.03.2010 N 550-19, п. 3 письма от 06.08.2010 N 2538-19 Минздравсоцразвития России разъясняло, что сумма компенсации за использование личного транспорта не подлежит обложению страховыми взносами только в том случае, если использование данного транспорта связано с исполнением трудовых обязанностей работника организации (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели). Получается, если размер возмещения указанных расходов должен быть обоснован, то дни фактического использования имущества должны быть учтены и при расчете компенсации для целей обложения страховыми взносами.

Рекомендуем ознакомиться с материалами:

— Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;

— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;

— Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Алексеева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источник

Читайте также:  Какой цвет автомобиля для весов
Поделиться с друзьями
Практические советы по железу и огороду
Adblock
detector